El año 2010 ha sido, para la mayoría de empresas, uno de los más complicados de los más recientes. Las empresas que han conseguido mantener su nivel de ingresos están en su mayoría satisfechas con este resultado. Los recortes de gastos son una constante en los presupuestos para el próximo año, y los departamentos de sistemas de información no son una excepción. Pero el servicio que se exige a estos mismos sistemas es cada vez mayor y la necesidad de incoporar nuevas prestaciones que  haga que los empleados puedan ser más productivos es una petición que persiste. Por ello el responsable de sistemas no deja de hacerse la siguiente pregunta: ¿Cómo puedo hacer más con menos? La respuesta en el fondo es simple: dedicando el dinero disponible a lo que aporte más a mi empresa. Y para poder hacer eso nada mejor que contar con el software libre.

Uno de los mayores gastos que padecen las empresas en el área de sistemas es el necesario para mantener funcionando y actualizados los equipos de escritorio. Sólo las licencias de MS Office pueden tener un coste anual de más de 100 EUR por usuario, sin que la empresa reciba ningún tipo de ventaja competitiva por ello respecto sus competidores. Incluso para una pequeña empresa, con relativamente pocos usuarios, el precio de las licencias de la Suite Ofimática es una cifra importante. Migrar a OpenOffice es muy sencillo y, según nuestra experiencia, puede tener un coste de entre 150 EUR a 200 EUR por usuario, dependiendo de la complejidad de la migración. Pero ese coste es único, mientras que el coste de las licencias de MS Office es anual. Eso significa que en menos de 2 años empieza el ahorro directo.

Algo parecido ocurre con los sistemas de escritorio y las arquitecturas con PCs tradicionales. Algunos estudios recientes muestran que el uso de escritorios virtuales puede ahorrarnos directamente más de 450 EUR por usuario y año, entre trabajos de instalación, mantenimiento y soporte. Además podemos ahorrar también una media de 6 horas de downtime por usuario, por su mejor comportamiento en este aspecto. Y todo ello sin cambiar ninguna de las aplicaciones que estemos utilizando en estos momentos. Si además nos decidimos a migrar desde Windows a Linux, podemos añadir unos 80 EUR adicionales de ahorro por usuario y año.

De hecho el económico es el principal motivo por el cuál muchas empresas y administraciones públicas ya han migrado, por ejemplo, a OpenOffice. Está claro que inicialmente a nadie le apetece cambiar su entorno de trabajo porque sí. Pero cuando la necesidad de reducir costes es apremiante cambiar estas aplicaciones "poco estratégicas" es una de las cosas más sencillas y efectivas que podemos hacer. Si empresas como Peugeot, Citröen, Sanitas, Bongrain, Novell, Oracle, IBM, Media Market o Decathlon pueden trabajar con OpenOffice, ¿por qué no la suya? Si el Ministerio de Justica de Finlandia, el Ayuntamiento de Munich, el Ayuntamiento de Zaragoza, o la Policía Francesa pueden trabajar con OpenOffice, ¿por qué otras administraciones no van a poder?

Actualmente migrar las aplicaciones de escritorio a software libre es únicamente un tema de voluntad y estrategia empresarial. Ya no se puede justificar con argumentos tecnológicos que una organización no puede implantar escritorios con software libre si realmente lo desea. Es más, si un responsable de sistemas actualmente argumenta que su organización no puede cambiar de escritorio por motivos tecnológicos debería revisar a fondo las decisiones que ha estado tomando en los últimos años: el precio que ahora está pagando por ellas es muy alto y esas decisiones están causando a la empresa unos costes que se podrían evitar.

El cambio, ciertamente, requiere de cierta planifcación y es necesario dedicar algunos recursos para que sea exitoso. No puede cambiarse la aplicación ofimática o el escritorio como si se tratara de una bombilla, simplemente desenroncasdo la vieja y enroscando la nueva. Pero si ningún cambio en sistemas de información es así, ¿por qué esperamos que pasar a software libre sí lo sea?

En OPS Consulting han contactado con nosotros directores de sistemas que han desistido del proyecto de migración en cuanto les hemos contado que era necesario invertir un poco de dinero en el cambio. Han pensado que si no era tan fácil como cambiar una bombilla no valía la pena hacerlo. ¿Pero han tomado la mejor decisión para su empresa? Una organización de 1.000 usuarios puede ahorrarse fácilmente más de 500.000 euros anuales pasando sus sistemas de escritorio a software libre. ¿No merece la pena invertir una parte de ese ahorro en hacerlo, especialmente en estos momentos de recortes? Cuando en sistemas de información es necesario hacer más cosas con menos recursos desperdiciar la oportunidad que nos ofrece el software libre para conseguirlo no parece la decisión más apropiada.