Writer, el editor de textos de OpenOffice.org, es una herramienta muy potente a la que muchos de nosotros no le sacamos todo el partido posible. Los buenos conocedores de la misma la consideran mucho más potente que MS Word en muchos aspectos y más cercana a una herramienta profesional de autoedición que a un editor de textos de uso personal. Pero para poder sacar todo el jugo de Writer es necesario conocer como funciona y "olvidar" un poco como hacíamos las cosas cuando éramos usuarios de MS Office. En muchos casos el "método Word" no es la mejor manera de trabajar y debemos estar abiertos a las nuevas posibilidades que nos da OpenOffice.org para aprovechar toda su potencia.

Veremos a continuación tres ejemplos o trucos que nos van a permitir ser mucho más eficientes cuando tengamos que trabajar con documentos en OpenOffice.org Writer. El secreto del uso eficiente de Writer es conseguir que el programa haga la mayoría del trabajo, sin que nosotros tengamos que perder tiempo formateando detalles. Es lo que nos gusta a los holgazanes, que otro (en este caso el procesador Writer) trabaje por nosotros.

Conseguir que el programa trabaje para nosotros

Un editor de textos como Writer proporciona cientos de funcionalidades por una única razón: que esas prestaciones nos ahorren tiempo de trabajo. Utilizarlas o no puede cambiar radicalmente el tiempo necesario para conseguir tener finalizado un documento. En general cuando menos amantes seamos de estar tecleando delante del ordenador más nos van a gustar las funcionalidades que nos hagan ahorrar tiempo de edición. Los holgazanes somos los que preferimos acabar pronto nuestro trabajo y las prestaciones avanzadas de Writer parecen estar pensadas para nosotros.

Vamos a ver lo que queremos indicar con tres ejemplos:

• Creando una página de título
• Creando un índice de contenidos
• Cambiando los estilos de numeración de páginas

y lo haremos de la forma rápida adecuada para holgazanes, claro.

Creación de una página de título

La idea es crear una página de portada de un documento con el título en el centro de la página. El título podría incluir también datos sobre el autor u otras informaciones complementarias, justo debajo del título principal, o en la parte de abajo derecha de la página.

Empezaremos con una página en blanco. Si estamos trabajando con un documento ya existentes deberemos insertar una página en blanco delante de todo. La mayoría de personas teclearían directamente el título, seleccionarían los tipos y atributos de letra, los atributos de párrafo e irían probando con retornos de carro hasta que el título quedase aproximadamente donde desearan, más o menos centrado.

Pero a los holgazanes no nos gusta perder el tiempo. Por eso lo haremos de otra forma, insertando directamente un marco (una caja de texto) en cualquier lugar de la página sin preocuparnos de su tamaño (lo podemos ajustar después). Para ello usaremos la instrucción Insertar->Marco, del menú Insertar. Ahora escribiremos el título dentro del marco y ajustaremos el tipo de letra y tamaños.

Cuando tengamos el título como nos guste centrarlo será tan sencillo como hacer click con el botón derecho del ratón en el marco de texto y seleccionar Marco. En la ventana que se nos abrirá verificamos que el anclaje del marco sea a la página y,  en el apartado de Posición, elegimos la opción Centro en Horizontal, junto con la opción Página Completa en la lista de la derecha. Hacemos lo mismo con la opción Vertical y conseguimos que Writer centre nuestro título automáticamente en el centro de la página.

Figura 1: Centrando un título

Esta es la técnica más sencilla para colocar textos en áreas determinadas de una página, con todas las posibilidades que ofrece el posicionamiento de marcos en Writer. Vale la pena explorarlas.

Creando un índice de contenidos

Cuando trabajamos con documentos de cierto tamaño es muy conveniente, para facilitar su lectura, inclluir en ellos un índice (o tabla de contenidos). Podemos crear este índice a partir de la numeración de capítulos predefinida en el documento o a partir de los estilos de párrafo que seleccionemos (por ejemplo Encabezado, Encabezado 1, Encabezado 2, etc.). Si lo deseamos podemos hacer que el índice cree también hiperenlaces directamente a los capítulos y apartados del documento. Así cuando alguien está leyendo el documento en formato electrónico y hace click en un apartado del índice el programa lleva el cursor directamente al apartado correspondiente del documento.

Figura 2: Un ejemplo de Índice

Para poder crear automáticamente el índice a partir de la numeración de capítulos es necesario que hayamos tenido la precaución de utilizar los estilos correspondientes como encabezados de cada capítulo o apartado. Pero eso es algo que los holgazanes siempre hacemos, no vamos a estar formateando cada título de capítulo y apartado a mano, ¿no?

Podemos ver cómo tenemos configurado este aspecto de nuestro documento en Herramientas->Numeración de Capítulos. Si no lo hemos modificado nunca, Writer tiene asociado los estilos Encabezado 1, Encabezado 2, etc. a los niveles de capítulo, apartado o subapartado 1, 2, etc,, coincidiendo el número de estilo con el nivel de subapartado.

Una vez comprobado que nuestra configuración de este aspecto es la adecuada, si hemos aplicado estos estilos para los títulos de los capítulos, apartados y subapartados de nuestro documento es muy sencillo generar automáticamente el índice. Para ello simplemente pondremos el cursor donde queramos insertarlo y haremos Insertar->Ínidces->Índices...  Nos aparecerá una ventana en la que deberemos comprobar que tenemos seleccionado el tipo Índice de Contenido y marcada la cajita Esquema debajo de Crear de. Si hacemos click en Aceptar nos aparecerá automáticamente el índice de nuestro documento.

La forma en que la numeración aparece en el documento y en el índice podemos configurarla en Herramientas->Numeración de Capítulos. Ahí podemos indicar si queremos que aparezca numeración o no en los apartados, qué tipo de numeración y qué caracteres especiales y separadores. Writer se ocupará. lógicamente, de mantener actualizadas las secuencias de numeración de los capítulos y apartados.

El índice se puede personalizar enormemente si nos situamos sobre él y con el botón derecho del ratón abrimos Editar Índice/Tabla. Así, si por ejemplo queremos que aparezcan hiperenlaces podemos ir a la pestaña Entradas, poner el cursor en la cajita vacía a la izquierda de la E y hacer click en la opción Hiperenlace, poner el cursor en la cajita de la derecha de la E y volver a hacer click en Hiperenlace. Aceptar nos actualiza el índice creando los hiperenlaces.

Figura 3: Configurando el índice de contenidos

Es importante saber que Writer no actualiza automáticamente las entradas en el Índice de Contenidos. Si creamos un nuevo capítulo o el inicio de una sección se mueve de página el Índice no reflejará estos cambios hasta que manualmente realicemos la instrucción de actualización. Para ello sólo debemos situar el ratón encima de cualquier punto del Índice y mediante el click derecho seleccionar Actualizar Índice/Tabla.

Cambiando el estilo de la numeración de las páginas

En muchos documentos de cierta longitud con una introducción o prólogo es habitual que esta parte tenga una numeración de paǵinas independiente del documento e incluso con un tipo distinto, por ejemplo en números romanos. Tras el prólogo empieza el cuerpo del documento propiamente dicho, que deseamos que también tenga su propia numeración desde la página uno. Vamos a ver como hacer un holgazán haría esto.

Lo primero sería definir un estilo de página basado en el estilo predeterminado, pero con la numeración de páginas en números romanos. Para ello abriremos el estilista con Formato->Estilo y formato (o directamente F11), seleccionamos los estilos de páginas (el cuarto icono) y situamos el ratón en Predeterminado. Con un click derecho seleccionamos Nuevo y nos aparecerá una pantalla en la que indicaremos el nombre para ese estilo (por ejemplo, Prefacio) e indicaremos que el estilo siguiente sea él mismo, en nuestro caso Prefacio.  Aceptamos y ya tenemos creado un nuevo estilo idéntico al Predeterminado.

Ahora insertaremos una nueva página, con Insertar->Salto Manual, verificando que está marcado el botón Salto de página.  Podría hacerse de otro modo, pero con este método debemos seleccionar en este punto el nuevo estilo que hemos definido como Prefacio. No podemos utilizar para esto el atajo de teclado de insertar un salto de página con Ctrl-Retorno, ya que en este caso no podríamos seleccionar el estilo. Al insertar la paǵina indicamos en su numeración que sea la página número 1, marcando la casilla Cambiar número de página.

Figura 4: Insertando una salto de página

Lo siguiente es, si lo deseamos, cambiar el formato de la numeración. Podemos, por ejemplo, hacer que aparezcan en números romanos seleccionando en el estilo de página Prologo la pestaña de Página y eligiendo i, ii, iii, ... en la lista de Formato, en el apartado Configuración de diseño. Lógicamente deberemos tener también activado el Encabezamiento o Pie de página, en función de donde queramos que aparezca la numeración con el campo de Número de página insertado. Recordemos que podemos acceder al estilo de página en la que tengamos situado el cursor directamente desde el menú principal Formato->Página.

Figura 5: Selección del tipo de numeración

Una vez hayamos terminado de escribir nuestro prólogo, querremos que en la siguiente página empiece de nuevo la numeración desde la página uno y con números arábigos. Volvemos a insertar una nueva página, con Insertar->Salto Manual, verificando que está marcado el botón Salto de página y ahora el estilo como Predeterminado. Volvemos a indicar que su numeración empiece en el número 1 y nos aseguramos que el formato de la numeración esté seleccionado a 1, 2, 3, ...  y activado el Pie de página o Encabezamiento también en este estilo, con el campo Número de página insertado, como ya sabemos.

Conclusión

El uso de estilos es una herramienta extremadamente potente en Writer y puede ahorrarnos un montón de trabajo. Sólo es necesario dedicar un poco de tiempo a entender como funcionan y planificar mínimamente como utilizarlos en nuestro documento. Seguir con los hábitos adquiridos con otros procesadores de texto puede parecer lo más fácil en un primer momento, pero puede limitar nuestra productividad de por vida. Aprender como funcionan las herramientas que estamos utilizando siempre es rentable a medio plazo.

Copyright

Este artículo está basado en la edición inglesa de The lazy user’s guide to OpenOffice.org Writer publicado por Daniel Escasa en The Free Software Magazine.

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